HôtePilot permet à vos voyageurs de réserver et de payer directement chez vous, sans commission. C'est un module optionnel, que vous activez annonce par annonce depuis votre espace hôte.
Avec HôtePilot :
- les voyageurs réservent depuis votre annonce ChambresDirect, depuis un lien de réservation que vous partagez, ou depuis un widget placé sur votre propre site ;
- vous choisissez la réservation instantanée ou la réservation sur demande, que vous acceptez ou refusez ;
- les paiements par carte arrivent sur votre propre compte Stripe ; les paiements hors ligne (virement, chèque, espèces, chèques-vacances) sont enregistrés par vous ;
- le prix est calculé automatiquement : saisons, suppléments par personne, tarifs semaine et mois, frais, options, taxe de séjour ;
- le contrat de location, les factures et les avoirs sont générés automatiquement ;
- les voyageurs reçoivent des e-mails automatiques et, si vous le souhaitez, un formulaire d'arrivée en ligne ;
- votre calendrier se synchronise avec Airbnb, Booking.com et les autres plateformes via iCal.
ChambresDirect ne détient jamais l'argent de vos voyageurs, ne voit aucune carte bancaire et ne prend aucune commission. Stripe facture ses propres frais sur chaque paiement par carte.
Tarifs
HôtePilot coûte 12,99 € par mois ou 129,99 € par an (TTC), pour chaque annonce activée. Il s'ajoute à l'abonnement de publication de votre annonce.
- Chaque annonce a son propre abonnement : activer HôtePilot sur une annonce ne facture pas vos autres annonces.
- Vous choisissez le paiement mensuel ou annuel au moment de l'activation.
- Le paiement se fait par carte ou par prélèvement SEPA, sur une page sécurisée de Stripe.
- HôtePilot ne peut être activé que sur une annonce publiée (en ligne ou en pause).
Paiement refusé. Si un paiement reste impayé 14 jours après la fin de la période payée, HôtePilot se désactive sur l'annonce. Vos réglages sont conservés.
Activer HôtePilot
HôtePilot s'active depuis votre espace hôte, dans Réglages → HôtePilot. La page liste vos annonces : celles qui ne sont pas encore publiées affichent « À activer une fois l'annonce publiée ».
- Ouvrez Réglages (l'icône en bas du menu), puis HôtePilot.
- Dans Vos annonces, cliquez sur Activer à côté de l'annonce choisie.
- Si l'annonce n'a pas encore de numéro SIRET ou d'adresse complète, renseignez-les : les factures en ont besoin. Ils sont enregistrés dans votre annonce.
- Choisissez Mensuel ou Annuel.
- Cliquez sur Continuer vers le paiement. Sur la page sécurisée de Stripe, vous réglez par carte ou par prélèvement SEPA. HôtePilot s'active ensuite pour l'annonce.
- Cliquez sur Configurer pour régler la réservation, les paiements, l'annulation et les documents de l'annonce.
Connecter votre compte Stripe. Pour accepter les paiements par carte, connectez un compte Stripe dans le bloc Compte Stripe de la page HôtePilot. Ce compte sert pour toutes vos annonces ; vous suivez vos paiements et virements dans votre tableau de bord Stripe (bouton Ouvrir Stripe). Sans compte Stripe, HôtePilot fonctionne avec l'option « Pas de paiement en ligne ».
Configurer la réservation, les paiements et l'annulation
Les réglages se font annonce par annonce : Réglages → HôtePilot → Configurer. Le prix des séjours, lui, vient des tarifs de vos chambres (prix de base, saisons, suppléments, tarifs semaine et mois, frais, taxe de séjour) : vérifiez-les avant d'ouvrir les réservations.
Réservation
| Réglage | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Sur demande | Vous acceptez ou refusez chaque demande. Sans réponse sous 48 heures, elle est refusée. |
| Réservation immédiate | La réservation est confirmée tout de suite. Nécessite le paiement en ligne. |
| Délai minimum (jours) | Combien de jours avant l'arrivée un voyageur peut encore réserver. À 0, la réservation pour le jour même reste possible. |
| Arrivée le jour même jusqu'à | L'heure limite pour réserver une arrivée le jour même (18 h par défaut). |
| Réservable jusqu'à (mois) | Jusqu'où, dans le futur, votre calendrier est ouvert (12 mois par défaut). |
Paiements
| Option | Comment le voyageur paie |
|---|---|
| Pas de paiement en ligne | Chaque réservation est une demande. Le voyageur vous règle par virement, chèque ou sur place, et vous notez ses paiements. Vous pouvez demander un acompte à verser sous un nombre de jours et indiquer comment régler (IBAN, ordre des chèques). |
| Acompte en ligne, solde sur place | Le voyageur paie l'acompte en réservant ; le solde se règle sur place et vous le notez. |
| Acompte en ligne, solde en ligne avant l'arrivée | Le voyageur paie l'acompte en réservant. Avant l'arrivée, il reçoit un e-mail avec un lien pour payer le solde. |
| Paiement total en ligne | Le voyageur paie la totalité en réservant. |
Avec un acompte en ligne, vous fixez l'Acompte (%) (25 % par défaut) et le Solde dû (jours avant l'arrivée) (30 jours par défaut). Un voyageur qui réserve moins de jours avant l'arrivée que ce délai paie tout en réservant.
Le solde n'est jamais prélevé automatiquement. Sans paiement 3 jours après l'échéance, le voyageur reçoit un rappel et vous êtes prévenu ; rien n'est annulé automatiquement, c'est vous qui décidez de la suite.
Annulation
Vous choisissez Non remboursable ou Annulation gratuite jusqu'à un nombre de jours avant l'arrivée (30 jours par défaut). Le même délai vaut pour vous :
- si le voyageur annule avant ce délai, il est remboursé de tout ; après, vous gardez ce qui a été payé ;
- si vous annulez, vous remboursez tout ce qui a été payé ; après le délai, vous devez en plus au voyageur la même somme, soit le double au total.
Cette règle est reprise automatiquement dans le contrat, la page de réservation et les e-mails au voyageur.
Calendrier et synchronisation
HôtePilot ne vend que les nuits libres de votre calendrier ChambresDirect. Si vous louez aussi sur Airbnb, Booking.com ou ailleurs, synchronisez chaque chambre dans les deux sens.
- Ouvrez Calendrier, vue Mois, puis cliquez sur iCal à côté de la chambre.
- Exporter vers d'autres plateformes : copiez l'URL et collez-la dans le calendrier de chaque plateforme (sur Airbnb ou Booking.com : paramètres du calendrier → importer un calendrier). Vos réservations HôtePilot y bloquent alors les dates.
- Importer depuis d'autres plateformes : collez l'URL iCal de chaque plateforme sous Ajouter une URL iCal. Ces nuits sont bloquées chez vous.
Juste avant de confirmer une réservation, HôtePilot relit les calendriers importés de la chambre, pour ne pas vendre une nuit réservée ailleurs quelques minutes plus tôt. Le bouton Synchroniser maintenant force une mise à jour.
Dans le calendrier, les réservations HôtePilot apparaissent comme vos autres réservations ; la vue Liste les montre avec leur statut de paiement (Payé, En ligne…).
Le parcours du voyageur
Sur votre annonce, le voyageur voit un bouton Réserver. Il choisit ses dates, ses chambres et le nombre de personnes ; le prix se met à jour à chaque changement, avec le détail des nuits, suppléments, frais et taxe de séjour. Il lit vos conditions (et le contrat, si vous l'utilisez) avant de réserver.
En réservation immédiate, le paiement confirme la réservation. Sur demande, le montant est seulement réservé sur la carte : il est débité quand vous acceptez et libéré si vous refusez ou si la demande expire. Sans paiement en ligne, chaque réservation est une demande, et l'acompte vous est réglé directement après acceptation.
Gérer vos réservations
Répondre à une demande
En mode Sur demande, vous recevez un e-mail à chaque nouvelle demande, et elle apparaît dans votre espace hôte. Vous avez 48 heures pour l'accepter ou la refuser ; passé ce délai, elle est refusée automatiquement.
La fenêtre de la demande montre tout ce qu'il faut pour décider : le voyageur, chaque chambre avec ses occupants, son prix et sa disponibilité, les montants et les conditions, le mot du voyageur, et toute autre demande en attente sur les mêmes nuits. Une demande en attente ne bloque pas les nuits : deux demandes peuvent se chevaucher, et c'est la première acceptée qui les prend.
Pour poser une question avant de décider, utilisez Écrire au client : la conversation s'ouvre dans Messages.
Si le voyageur a payé par carte, le montant est seulement réservé sur sa carte : il est prélevé quand vous acceptez, et libéré si vous refusez ou si la demande expire.
Faire une offre
À partir d'un message reçu, Faire une offre envoie au voyageur un lien vers une offre de séjour : dates, chambres, prix et conditions. Il l'accepte en ligne (et paie l'acompte si vous proposez le paiement en ligne). Si une nuit a été prise entre-temps, l'offre ne peut plus être acceptée. Vous pouvez la retirer tant qu'elle n'est pas acceptée.
Saisir une réservation vous-même
Une réservation reçue par téléphone ou par e-mail se saisit dans le Calendrier. Le prix est pré-rempli à partir de vos tarifs, et vous pouvez le modifier. Laissée sans prix (famille, amis, séjour réglé ailleurs), elle n'a ni paiements, ni contrat, ni facture.
Suivre les paiements
Chaque réservation a une section Paiement : total, déjà payé, reste dû et échéances.
- Les paiements hors ligne (virement, chèque, espèces, chèques-vacances) sont notés par vous et peuvent être supprimés en cas d'erreur.
- Les paiements par carte viennent de Stripe et ne se modifient pas.
- Pour faire payer un montant par carte (acompte d'une réservation saisie par vous, solde, différence après une modification), envoyez un lien de paiement. Une réservation n'a qu'un lien ouvert à la fois : un nouveau lien remplace l'ancien.
Si vous modifiez les dates ou le prix d'une réservation, le voyageur en est informé, et la différence éventuelle peut lui être demandée par lien de paiement.
Contrat, factures, e-mails et widget
Ces réglages se trouvent aussi dans Configurer, chacun dans son onglet.
Contrat
Le Contrat de location est rempli à partir de chaque réservation et accepté par le voyageur. Il est obligatoire pour une location saisonnière (gîte). Vous pouvez y ajouter :
- le Dépôt de garantie (€) et son délai de restitution ;
- le Médiateur de la consommation, obligatoire pour un loueur professionnel ;
- vos Conditions particulières, montrées au voyageur avant qu'il accepte.
Laissés vides, le dépôt de garantie et le médiateur portent « Néant » dans le contrat. Les conditions de paiement et d'annulation viennent toujours de vos réglages. L'ancien texte de votre annonce (règles, conditions générales de vente) n'est plus repris dans le contrat : copiez dans Conditions particulières ce qui s'applique encore. Voir le contrat affiche un aperçu.
Le contrat reprend les conditions en vigueur au moment de la réservation : modifier vos réglages ne change que les contrats suivants.
Fiche d'arrivée
La Fiche d'arrivée en ligne est optionnelle. Un lien dans la confirmation et dans l'e-mail avant l'arrivée ouvre un court formulaire, sans compte. Vous gardez les questions utiles (heure d'arrivée, noms des autres voyageurs, petit-déjeuner et régime alimentaire, demandes particulières) et ajoutez jusqu'à 5 questions à vous. Les réponses arrivent sur la réservation. Aucune pièce d'identité n'est demandée.
Factures
Une facture par réservation, émise quand le séjour est entièrement payé ou le jour du départ, et envoyée au voyageur en PDF. Elle reprend le SIRET et l'adresse de l'annonce. Une modification ou une annulation après l'émission donne un avoir, puis une nouvelle facture si le séjour est maintenu.
- Pas de TVA : mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (franchise en base) ;
- TVA à 10 % : comprise dans vos prix, la taxe de séjour n'y est pas soumise.
Vous choisissez le Préfixe des numéros et le Premier numéro. Ils sont fixés dès la première facture : les numéros se suivent ensuite sans trou. Les factures sont une aide, pas un logiciel de comptabilité.
E-mails aux clients
| Envoi | |
|---|---|
| Confirmation | à la réservation ; peut être coupé ou réécrit |
| Offre | toujours envoyé |
| Lien de paiement | toujours envoyé ; rappel 3 jours après l'échéance s'il n'est pas payé |
| Rappel d'acompte | sans paiement en ligne : le nombre de jours après l'échéance que vous choisissez, si l'acompte n'est pas noté reçu ; vous êtes prévenu aussi |
| Réservation modifiée | après une modification ; peut être coupé ou réécrit |
| Avant l'arrivée | le nombre de jours avant l'arrivée que vous choisissez |
| Après le séjour | le nombre de jours après le départ que vous choisissez |
Vous pouvez réécrire le texte des e-mails en gardant les variables entre doubles accolades (par exemple le nom du client ou les dates). Chaque e-mail envoyé est gardé sur la réservation.
Lien et widget
- Lien de réservation : à partager par e-mail, sur les réseaux ou depuis votre site. Il ouvre la page de réservation de l'annonce, sans la navigation de ChambresDirect.
- Widget : un code à coller dans une page de votre site, avec Aperçu.
Annuler une réservation
C'est vous qui enregistrez chaque annulation, depuis la réservation. Vous choisissez qui annule :
| Annulation | Remboursement |
|---|---|
| Par le client | Tout, jusqu'au délai d'annulation gratuite ; rien après. Non remboursable : rien dès la réservation. |
| Par vous | Tout ce qui a été payé. Après le délai d'annulation gratuite, vous devez en plus au client la même somme : vous la lui réglez directement, HôtePilot ne la verse pas et ne la suit pas. |
| D'un commun accord | Le montant convenu avec le client, avec une note sur la façon dont il a donné son accord. Le client est prévenu. |
Un paiement par carte est remboursé depuis votre compte Stripe ; si Stripe refuse le remboursement, l'annulation n'est pas enregistrée. Un paiement hors ligne est noté comme remboursé hors ligne : c'est à vous de le rendre au client.
Les nuits sont libérées, et la réservation reste visible dans la vue Annulées du calendrier. Si une facture avait été émise, un avoir l'annule.
Désactiver HôtePilot
Vous pouvez désactiver HôtePilot quand vous le souhaitez : Configurer → Désactiver. Il s'arrête tout de suite sur l'annonce, et votre abonnement n'est pas renouvelé.
- Les réservations déjà prises restent dans votre calendrier, mais HôtePilot ne s'en occupe plus : plus d'e-mails automatiques aux clients, de liens de paiement ni de fiche d'arrivée. Vous encaissez les soldes restants directement.
- Les demandes et offres en attente ne peuvent plus être acceptées ; elles expirent à leur échéance.
- Le lien de réservation et le widget renvoient vers la page de l'annonce sur ChambresDirect.
- Vos réglages sont conservés.
Vous pouvez réactiver l'annonce sans nouveau paiement jusqu'à la fin de la période déjà payée. Après, la réactivation demande un nouvel abonnement.
Questions fréquentes
ChambresDirect prend-il une commission sur mes réservations ? Non. Les paiements par carte arrivent sur votre compte Stripe ; seuls les frais de Stripe s'appliquent.
Puis-je utiliser HôtePilot sans compte Stripe ? Oui, avec l'option « Pas de paiement en ligne ». Chaque réservation est alors une demande, et le voyageur vous règle directement.
Le solde est-il prélevé automatiquement ? Non. Le voyageur reçoit un lien de paiement ; sans paiement 3 jours après l'échéance, il reçoit un rappel et vous êtes prévenu.
Et si une nuit est réservée sur Airbnb au même moment ? Avant de confirmer, HôtePilot relit les calendriers importés de la chambre. Si la nuit n'est plus libre, la réservation est refusée et le montant réservé sur la carte du voyageur est libéré.
J'ai plusieurs annonces : comment suis-je facturé ? Chaque annonce activée a son propre abonnement. Un seul compte Stripe sert pour toutes vos annonces.
Le voyageur doit-il créer un compte ? Non. Son adresse e-mail est vérifiée par un code envoyé au moment de la demande.
J'utilisais le système de réservation de chambresdhotes.org. Que dois-je refaire ? Connectez votre compte Stripe sur ChambresDirect, même si vous l'utilisiez déjà sur chambresdhotes.org : l'ancienne connexion n'est pas reprise. HôtePilot n'accepte pas PayPal. Les adresses iCal de chambresdhotes.org que vous aviez collées sur Airbnb ou Booking.com continuent de fonctionner.